Business Process Management System

Automatisation des processus en entreprise : de l’ERP au workflow

Avec le « boom » de la digitalisation et l’influence d’un environnement dynamique, les entreprises ont tendance à être plus dépendantes de leur gestion et à s’adapter au changement via l’automatisation des processus pour garder le contrôle. Explications !

Des applications rigides à l’ERP

La réingénierie des processus s’appuyait sur des systèmes et des applications rigides qui ne pouvaient pas être rapidement adaptés aux changements dans la conception des processus, comme les systèmes de planification des ressources (ERP). Rappelons que l’ERP est un logiciel de gestion qui permet à l’information d’être disponible pour ceux qui en ont besoin dans l’entreprise, il est composé de différents modules et offre un support aux processus d’affaires. Ces systèmes normalisent les processus et permettent aux différents services d’accéder à l’information générée en tout point de l’organisation.

Les systèmes ERP n’étant pas conçus pour s’adapter au changement, les avantages de la réingénierie des processus sur ce type d’applications se sont rapidement estompés, car il était très difficile d’adapter les solutions réalisées à un nouvel environnement. En outre, les entreprises étaient réticentes à entreprendre de nouveaux projets de mise en œuvre d’ERP parce qu’ils étaient longs, difficiles, coûteux et inflexibles.

Business Process Management System

Business Process Management SystemPar la suite, l’approche orientée processus s’est heurtée à différents types de technologies, allant des outils de collaboration de groupe et de la bureautique aux systèmes de flux de travail, pour évoluer progressivement vers ce que nous appelons désormais les systèmes Business Process Management, BPM-System ou BPMS.

Par conséquent, en tant que contexte clair du BPMS, il est essentiel de connaître les systèmes de flux de travail. Ces systèmes ont été introduits selon la tradition de la bureautique, pour définir et automatiser les tâches de routine.

Qu’est-ce que le workflow ?

Les systèmes de flux de travail automatisent les processus d’affaires en fonction de la conception initiale de ces processus. Cependant, ces systèmes ne sont pas flexibles pour des changements ultérieurs et ne peuvent pas être facilement intégrés à d’autres systèmes de l’organisation. L’accessibilité et l’intégration sont les aspects fondamentaux qui le différencient d’un BPMS.

Workflow ou BPM

La suite BPM est considérée comme une évolution du workflow, car grâce à sa capacité de modélisation, réalisée par le propriétaire des processus, elle permet une grande flexibilité chaque fois qu’il est nécessaire de l’améliorer, en plus d’être facilement intégrée aux autres technologies.

Cependant, malgré la clarté des concepts ci-dessus, il est nécessaire de souligner la confusion terminologique qui existe, tant dans la littérature académique que dans le monde des affaires, entre le BPMS et les systèmes de flux de travail.

Le système de workflow automatise également les processus, mais pas par la modélisation, mais plutôt par la programmation des tâches, et l’intégration avec d’autres outils n’est pas facile.

Certains attribuent la flexibilité et les caractéristiques d’intégration des systèmes BPM aux outils de workflow.

Workflow Management System

La technologie des logiciels de travail collaboratif recueille une partie des fonctions qu’un système de flux de travail doit être en mesure d’exécuter, comme la distribution des formulaires de collecte de données parmi les personnes de l’organisation. Ce système doit être considéré comme un type de système différent en raison de sa mission critique et de ses caractéristiques de conception, de construction et d’utilisation.

Les systèmes de flux de travail doivent être pris en compte, ainsi que les technologies de groupware et les systèmes de collaboration. Dans une perspective plus large, le personnel, lorsqu’il développe des activités commerciales, collabore à l’atteinte de différents objectifs partiels, ainsi qu’à l’atteinte d’objectifs organisationnels.

Dans le contexte des technologies de l’information, un flux de travail désigne l’automatisation d’une procédure de travail dans laquelle des documents, des informations ou des tâches interagissent entre les participants selon un ensemble de règles définies, dont le but est de réaliser ou de contribuer à la réalisation d’un objectif commercial plus général. Un workflow facilite ou automatise la réalisation d’une partie ou de la totalité d’un processus métier au moyen de méthodes et de systèmes informatiques.

Un système de workflow, Workflow Management System (WfMS), est un système informatique qui automatise un processus métier, le gérant comme une séquence d’activités dont l’exécution nécessite l’utilisation de ressources humaines et/ou technologiques associées aux activités dans les différentes étapes de leur développement. Le but d’un système de workflow est la définition complète, la gestion et l’exécution des workflows, à travers un système informatique capable de représenter ou de modéliser la logique du workflow et de contrôler son exécution conformément audit modèle.

Un système de flux de travail doit viser à automatiser les processus opérationnels d’une organisation, en fournissant un cadre structuré qui doit soutenir ces processus. Elle indique également que l’un de ses objectifs doit être d’assurer l’efficacité dans l’exécution des tâches, c’est-à-dire qu’elles doivent être exécutées le plus rapidement possible, par les bonnes personnes et dans le bon ordre, ce qui permettra d’améliorer le service fourni au client.

Les systèmes de gestion des flux de travail sont une nouvelle technologie de traitement de l’information qui facilite la mise en œuvre des processus dans les organisations et s’adapte facilement aux changements des environnements dynamiques.

WfMS aide à définir et à mettre en œuvre les processus des organisations, qui sont souvent développés dans un environnement hétérogène et distribué. Les WfMS permettent que les activités développées dans le cadre d’un processus soient réalisées dans un délai raisonnable, dans le lieu et par les responsables de chaque activité, avec les données et outils appropriés.

Les processus auxquels il est fait référence n’impliquent pas seulement l’organisation elle-même ; les processus de réclamation dans une compagnie d’assurance, les processus de prêt financier dans une banque, etc., mais aussi les processus interorganisationnels, tels que les processus de fabrication, qui commencent par la préparation des commandes de pièces aux fournisseurs ainsi que des commandes, tandis que les processus de planification de la production sont exécutés.

Trois aspects fondamentaux que doit pouvoir gérer un WfMS

1- Conception et définition du workflow

Le processus d’affaires passe du monde réel à une représentation formelle pouvant être traitée par ordinateur. Dans cette phase, des techniques d’analyse, de modélisation et de définition des systèmes sont utilisées. Le résultat est un modèle de processus ou une définition de processus.

Le processus de définition comprend la décomposition du processus de gestion en un ensemble d’activités distinctes qui sont exécutées par étapes. Ces activités sont associées aux actions humaines ou à l’automatisation informatique, ainsi qu’aux règles qui déterminent la progression du processus à travers les différentes étapes entre les activités.

On peut également souligner qu’un système de workflow doit permettre de structurer les processus de gestion en spécifiant l’ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées.

Le processus de définition peut être exprimé en langage textuel, graphique ou formel.

2- L’instanciation et le contrôle de l’exécution du workflow

Les modèles de processus doivent être interprétés par le système de workflow, qui doit avoir la capacité de créer, contrôler et éliminer les instances des processus définis. Le contrôle de l’exécution nécessite une planification dynamique des étapes de l’activité à suivre pendant le processus. L’ensemble des composants logiciels qui gèrent les fonctions susmentionnées constitue le « moteur » du système de gestion du flux de travail.

En ce qui concerne l’exécution des tâches et leur contrôle, il peut être indiqué qu’un système de workflow doit permettre d’assigner des tâches aux personnes de l’organisation, de rappeler les tâches en attente dans les files d’attente associées aux instances du workflow, de collaborer en partageant les tâches, d’accéder aux informations nécessaires à leur exécution (informations clients, etc.) et de fournir aux superviseurs des informations sur l’état de chaque tâche et la productivité de l’équipe.

3- Interaction avec les utilisateurs, les applications et les ressources

Les activités de workflow sont très souvent liées à des actions humaines réalisées à l’aide d’applications ou de programmes et, en général, de ressources informatiques : formulaires à remplir, enregistrements dans une base de données à créer, mettre à jour ou supprimer, etc. Il est nécessaire d’interagir avec les fonctions qui contrôlent le processus de workflow ; il est nécessaire de connaître l’état du processus afin d’appeler les applications et les ressources appropriées et de transmettre les données nécessaires. De même, il sera nécessaire de savoir comment les activités sont exécutées et quand elles sont terminées, afin de pouvoir transférer le contrôle entre elles.

Chacun de ces aspects est développé à des moments différents, dans certains cas au moment de la conception et dans d’autres au moment de l’exécution.

Les fournisseurs d’applications standard disposent désormais d’outils logiciels dotés de fonctionnalités WfMS. Ces outils soutiennent une partie des processus de l’organisation en utilisant les fonctions fournies par les objets dans lesquels ils ont mis en œuvre certains aspects de leur activité. Ces outils facilitent la mise à jour des processus de l’organisation afin qu’ils s’adaptent facilement aux besoins des clients. Parce qu’une partie des flux de travail est critique pour une organisation, ils doivent être traités comme n’importe quelle autre ressource critique de l’organisation. Ce type de flux de travail est orienté vers la production et les systèmes qui les gèrent sont appelés systèmes de gestion des flux de production (PWfMS).

Les systèmes de gestion des flux de production orientés production doivent présenter les caractéristiques principales suivantes : évolutivité, flexibilité et possibilité d’optimisation des performances, au même titre que les composants logiciels de base qui sont utilisés pour construire ces applications dont la mission est critique doivent s’y conformer.

Les systèmes de gestion de bases de données (SGBD), les systèmes d’administration du courrier, les moniteurs de traitement des transactions (TP), etc., qui sont utilisés pour construire des systèmes de gestion des flux de travail orientés vers la production, sont appelés middleware.

 

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