Elle est l’objet de tous les travaux de dématérialisation des services d’entreprises, et est au cœur de toutes les innovations digitales. La signature électronique, puisque c’est d’elle qu’il s’agit, permet de certifier et d’authentifier les documents même ceux liés au cadre légal et juridique. C’est une pratique récente qui a pris peu de temps à se répandre. Plusieurs sites offrent de certifier un document en ligne. Cependant, il est aussi possible d’apposer une signature à un document dans certains programmes Microsoft Offices, dont Excel. Voici comment fonctionne l’ajout de signature électronique Excel.
Signature électronique Excel : qu’est-ce que c’est ?
La signature électronique est exactement pour un document numérique ce qu’est une signature manuscrite à un document en papier. Elle permet de signifier l’approbation du signataire et l’engage vis-à-vis du document. Il existe des programmes appropriés qui permettent de signer un document numérique. Ces logiciels utilisent une technique de cryptographie spécifique pour y arriver. Il est possible de signer tout type de fichiers, qu’il s’agisse d’un fichier Word, JPEG, Excel, XML, etc.
Une signature électronique Excel peut donc par exemple être apposée à une feuille de calcul comme garantie de son auteur. La signature électronique, tout comme la signature manuscrite, a une véritable valeur légale. Elle est un engagement du signataire et est admise comme preuve en cas de contrôle ou de litige. Mais, à quoi ressemble une signature numérique ? Il est bien possible de se poser cette question.
Déjà, une signature électronique n’est pas une signature manuscrite apposée sur un document numérique. Il s’agit d’une suite de chiffres associés à un fichier et à la personne à son origine. Elle est faite par des logiciels. Une signature numérique est donc le résultat d’un calcul effectué par un programme informatique avec des données bien précises. D’autres logiciels permettent l’authentification des signatures électroniques pour des raisons sécurité. Il est aussi nécessaire d’apporter une date aux documents grâce à un logiciel d’horodatage électronique. L’horodatage garantit l’existence du fichier à une date donnée et ainsi son authenticité.
Les avantages et critères de validité d’une signature électronique
Une signature numérique a de nombreux avantages. C’est une grande révolution dans le domaine de l’authentification des documents. Ses plus grands avantages sont certainement les garanties qu’elle offre. En effet, elle garantit l’authenticité, l’intégrité, la notarisation électronique et la non-répudiation du document signé.
- L’authenticité : elle confirme l’identité du signataire.
- L’intégrité : elle garantit que le contenu du document n’a ni été modifié ni falsifié depuis sa signature.
- La notarisation électronique : les signatures électroniques Excel et bien d’autres horodatées par un serveur sécurisé ont une valeur de notarisation électronique.
- La non-répudiation : la signature prouve à tous l’origine du fichier signé.
En plus des garanties, la signature électronique permet d’utiliser un document numérique sans forcément l’imprimer. Elle fait gagner du temps par la possibilité d’échanger les contrats directement par mails et évite les systèmes d’archivage papier.
Afin d’offrir toutes ces garanties, la signature elle-même doit répondre à certains critères. Elle doit être valide et être associée à un certificat non expiré. En effet, toute personne doit obtenir un certificat de signature pour créer et utiliser une signature numérique. Ce certificat prouve l’identité du signataire. Il est émis par l’autorité de certification et est effectif sur une période donnée. Généralement, il s’agit d’une année.
Le signataire doit être approuvé et son certificat de signature doit avoir été délivré par une autorité reconnue. La signature électronique n’est pas valide si elle fait défaut à un de ces critères. Tout document signé et bien horodaté est considéré comme ayant une signature valide indépendamment de la révocation ou de l’ancienneté du certificat de signature.
Ajouter d’une signature électronique Excel : les différentes étapes
Pour ajouter une signature électronique Excel à une feuille de calcul, il faut d’abord créer une ligne de signature puis la signer. Cette dernière est comme l’espace réservé à une signature sur un document imprimé. Toutefois, elle fonctionne différemment. Lorsqu’une ligne de signature est insérée dans un fichier Excel, l’auteur spécifie les instructions et informations au signataire. Ce dernier, quand il reçoit une copie électronique du fichier, voit la ligne et la notification que sa signature est requise.
Il peut taper une signature, sélectionner l’image d’une signature manuscrite ou, à l’aide de la fonctionnalité d’entrée manuscrite, en apposer une. Pour créer une ligne de signature, il faut placer le curseur dans une cellule vide à proximité de là où sera apposée la signature. Ensuite, il 
faut suivre le chemin Insertion>Signature>Ligne de signature Microsoft sur le ruban. Enfin, il faut configurer la signature avec le formulaire qui s’affiche et appuyer OK.
Une fois la configuration terminée, Excel place un objet graphique de ligne de signature près de la cellule où le curseur fut placé. Cet objet est suivi du nom et du titre du signataire. Il faut doublecliquer dessus pour créer une identification numérique grâce à la boite de dialogue qui s’affiche. Le futur signataire doit cliquer dans la case Signer du dialogue pour pouvoir ajouter une signature.
Conclusion
Somme toute, la signature électronique Excel est un bon moyen d’authentifier les feuilles de calcul. C’est une méthode à la fois simple et pratique. Ces signatures dites numériques ont autant de valeur que les signatures manuscrites. Le programme Excel lui-même permet de signer les fichiers bien que d’autres programmes en soient aussi capables.
La signature électronique pour les pdf
Excel n’est pas le seul logiciel à proposer des signatures électroniques, il en existe un tas d’autres. Si vous souhaitez signer un pdf en toute simplicité, il existe des plateformes comme You Sign. Cette application vous propose de signer vos pdf rapidement et facilement pour fluidifier la distribution de vos contrats.
Pourquoi privilégier le format PDF ?
Le format PDF est un format très utilisé dans toutes les entreprises car il permet de faciliter les échanges de documents pour que tous les ordinateurs ou mobiles puissent voir la même chose. En effet, il est fréquent lorsque l’on envoie un fichier non pdf d’avoir des erreurs et problèmes d’affichages à l’ouverture si notre engin n’est pas assez performant pour ouvrir tel type de fichier.
Le PDF permet de conserver la mise en page en gardant les mêmes polices, les mêmes images ainsi que la même disposition du texte sur tous les écrans. Il vous sera très confortable d’opter pour ce format afin de fluidifier les relations avec vos collègues, vos employés ou vos clients.
L’autre très grand avantage du PDF est qu’il supporte l’outil de signature électronique ce qui permet de sécuriser les échanges et accords à distance.
Pourquoi opter pour la signature électronique ?
Vous êtes déjà en train de vous demander pourquoi la signature électronique est-elle si pratique ? Sachez que si vous collaborez ou échangez avec des personnes vivant très loin, dans une autre ville ou même dans un autre pays que vous, vous serez très reconnaissants de cette invention et gagnerez un temps fou. Voici les avantages que nous retrouvons dans cette pratique :
- Les échanges sont automatiquement simplifiés et plus rapides
- Cela apporte de la sécurité à vos documents qui sont protégés par la signature électronique
- La valeur légale de cet acte est garantie