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La dématérialisation des factures : tout ce que vous devez savoir

La dématérialisation fiscale est devenue l’un des défis du processus de numérisation des entreprises. Progressivement imposée par les institutions, elle implique de pouvoir offrir les mêmes garanties que l’archivage papier. Découvrez dans cet article les informations requises pour procéder à la dématérialisation des factures de votre société.

Cadre juridique en France

Ce que dit la loi de simplification de 2014 (la « loi Macron ») sur la dématérialisation des factures

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En 2014, la loi Macron, qui vise à simplifier la vie des entreprises, traite également de la dématérialisation des factures. L’article 222 stipule que les entreprises sont tenues d’accepter la facturation électronique. En effet, celle-ci leur sera progressivement proposée d’ici 2020 (en fonction de la taille de l’entreprise).

Selon une étude du gouvernement, les services comptables passent jusqu’à 30 % de leur temps à saisir manuellement les factures. Ainsi, ce processus de numérisation permettrait aux entreprises françaises de gagner en compétitivité, puisqu’elle réduirait le coût du traitement d’environ 30 %.

Un mode d’archivage progressivement imposé

De nombreuses entreprises françaises ont déjà procédé à la dématérialisation des factures. Elle est pratique, car elle permet de les rendre facilement accessibles à un grand nombre de personnes n’importe où si l’espace de stockage est dans le cloud.

Cependant, les entreprises sont plus réticentes à l’égard de la numérisation des factures pour plusieurs raisons liées à l’obligation de donner une valeur probante aux documents. En effet, pour y arriver, il est nécessaire de pouvoir :

  • Lire les formats imposés,
  • Créer une signature électronique,
  • Stocker les factures de manière à garantir leur valeur probante.

Quels sont les conditions juridiques et outils informatiques requis ?

Conditions et outils pour dématérialiser vos factures

Il existe plusieurs points à prévoir lorsqu’une entreprise entre dans la numérisation des bordereaux de paiement.

Critères juridiques de la dématérialisation des factures

La facture électronique devant offrir les mêmes garanties que la facture physique, il nous incombe de suivre un ensemble de critères pour préserver la valeur probante d’une facture. Vous devez donc garantir :

  • L’Authenticité (la facture archivée doit être une version originale),
  • L’intégrité, l’horodatage est certifié (conformément au RFC 3161),
  • L’identité des signataires,
  • La lisibilité du document (grâce à un format lisible, PDF/A-3).

Les outils d’édition

Ces conditions imposent donc aux entreprises de se doter d’outils informatiques capables au minimum de lire ces factures, puisqu’elles sont obligatoires en 2020. Ils les incitent aussi à se doter de solutions pour les produire elles-mêmes et ainsi dématérialiser leurs propres factures.

Ensuite, il y a un ensemble de lois qui régissent la rédaction d’une facture : la liste des critères est longue pour en faire un document légal. Nous vous conseillons vivement de ne pas les faire manuellement à l’aide d’un outil de traitement de texte : vous pourriez perdre un temps considérable et émettre des factures pleines d’erreurs (les privant ainsi de toute valeur juridique), voire fausser votre gestion comptable.

Utilisez plutôt un outil de facturation. Il peut être intégré à un Progiciel de Gestion Intégrée (PGI), un logiciel de gestion de la relation client (GRC ou Customer Relationship Management en anglais CRM) ou un outil de gestion comptable. Cela vous permet de gagner du temps et d’être toujours à jour avec les dernières normes.

Outils d’archivage

Si les entreprises sont habituées à utiliser les logiciels de GED pour gérer leurs documents, elles ne peuvent pas les utiliser pour la facturation. En effet, leur objectif est de permettre l’édition, la modification et le partage des documents. Elle est très utile pour le travail collaboratif, mais n’est pas conçue pour fournir des formats et des espaces pour l’édition et la préservation des documents officiels.

De même, vous ne pouvez pas stocker vos factures directement sur votre ordinateur : il n’est pas adapté à l’archivage sécurisé. Un ordinateur professionnel traditionnel n’a pas le niveau de sécurité nécessaire. Même si cet outil est utile pour le stockage de documents en cours ou sans valeur administrative. Si vous l’utilisez pour sauvegarder vos factures physiques en les scannant, vous ne pouvez pas archiver vos factures dématérialisées de cette manière.

Choisissez donc le logiciel SAE, un système d’archivage électronique capable de garantir un haut niveau de sécurité et la valeur probante de vos documents. Souvent, cette solution comprend également un outil de signature électronique et un système d’archivage. Elle vous permet de stocker vos documents dans un coffre-fort numérique hautement sécurisé. Vous êtes ainsi bien protégé, et vous avez le contrôle de l’accès à vos données sensibles.

Signature électronique et horodatage des factures

La signature électronique de la facture PDF permet de garantir l’identité du signataire. En même temps, l’horodatage électronique permet de garantir l’intégrité du fichier et d’ajouter au fichier une heure et une date fiables et légalement admissibles. Ces deux fonctionnalités sont incluses dans la numérisation afin que la facture puisse être utile comme reçu fiscal.

En outre, toute facture dématérialisée doit être précédée d’un accord entre l’expéditeur et le destinataire.

Avantages de la dématérialisation des factures

En livrant vos factures sous format électronique, vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Économies immédiates : économies de papier, de timbres et de fournitures d’impression, plus de frais de stockage du papier.
  • Augmentation de l’efficacité du processus : gains de productivité grâce à l’automatisation des tâches de faible valeur tout au long du processus.
  • Paiements plus rapides : réduction des cycles de paiement, diminution des délais de traitement des factures.
  • Suivi du statut de chaque facture : Amélioration de la traçabilité et de la fiabilité des documents échangés en supprimant les tâches manuelles.
  • Respect de l’environnement : réduction de l’utilisation du papier, ce qui constitue un avantage écologique important.
  • Possibilité d’effectuer des transactions dans le monde entier.

 

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