Le Business process management est une démarche qui vise à analyser et fluidifier les processus mis en place par une entreprise. Il a pour but de faire réaliser les activités dans une optique d’amélioration. Il s’agit en fait d’une approche qui consiste à rendre le travail plus efficace au sein d’une organisation. À cet effet, il peut être appliqué aux tâches et processus répétitifs en cours ou à venir. Découvrez plus de détails dans cet article.
Qu’est-ce que le business process management et à quoi sert-il ?
Le business process management (BPM) est une approche de gestion flexible qui offre un nouvel angle de perception du rôle des technologies au service du management et bien sûr de la performance. Il s’agit d’une méthodologie qui consiste à identifier, concevoir, analyser, documenter, mesurer, surveiller et gérer les différents processus présents dans une entreprise ou une organisation. Cela permet de les améliorer afin d’obtenir des résultats cohérents et ciblés alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Par ailleurs, le BPM génère des résultats commerciaux, crée de la valeur et permet à une organisation d’atteindre ses objectifs commerciaux avec plus d’agilité. Il conduit à une performance efficace de l’entreprise grâce à l’amélioration des activités au sein d’un département.
Pourquoi faire du business process management ?
Le principal avantage du Business Process Management est qu’il permet de représenter les activités d’une organisation. Il met en évidence les interactions humaines et les échanges de données avec les systèmes d’information existants au sein de l’organisation. En définissant les étapes, les actions et les échanges, l’entreprise gagne un puissant levier de gestion.
De plus, le BPM apporte une vision plus large et surtout fait ressortir les problèmes de performance. L’idée est de s’assurer que les processus mis en œuvre répondent aux besoins des clients avec un meilleur niveau de performance. Grâce à cette approche, vous allez mieux comprendre le fonctionnement des différents domaines de votre entreprise. On peut notamment citer :
- le système d’information (SI) ;
- les ressources humaines (RH) ;
- le commercial ;
- la qualité ;
- l’achat ;
- les ventes.
Outre ces avantages, le BPM vous permet aussi d’analyser et de fluidifier les processus mis en place dans une optique d’amélioration de la performance. Il faut noter par ailleurs que son objectif est d’apporter une visibilité totale sur l’activité et les échanges au sein de l’entreprise. Ceci permettra surtout de diminuer les erreurs humaines et les problèmes de communication au sein des processus. Enfin, il permet aux différents intervenants de se concentrer sur les tâches à fortes valeurs ajoutées.
Quelle est la méthodologie du business process management ?
Le business process management doit offrir aux entreprises la possibilité d’accroître leur productivité, de saisir plus vite les opportunités sur le marché et surtout d’être plus agile et flexible. Ceci leur permettra de mieux faire face aux menaces de l’environnement. Pour réussir cette démarche, il est nécessaire de suivre quelques étapes importantes.
Concevoir et analyser
L’objectif de cette phase est de choisir les processus cibles à inclure dans la démarche et d’obtenir une photographie du fonctionnement du processus. Ainsi, vous devez tout d’abord analyser le processus dans son état actuel. Ensuite, déterminez ce qui fonctionne ou identifiez les problèmes. Observez par la suite la manière dont le processus se combine aux autres tâches. Il faut noter que cette phase d’analyse s’accompagne de la fixation d’objectifs et d’indicateurs de performance (KPI) en termes de coûts, de qualité et de délai.
Modéliser
Cette phase intègre la modélisation du processus. L’objectif ici est de construire un processus d’un point de vue organisationnel et managérial. Ensuite, il va falloir l’intégrer dans les systèmes d’information. Vous devez en effet réfléchir à la manière dont vous pourriez améliorer le processus et élaborer une mise en œuvre idéale.
Exécuter et surveiller
Une fois le processus modélisé, vous pouvez mettre en place des modifications. L’objectif de cette phase est la mise en œuvre au quotidien du processus. Vous devez ensuite surveiller sa bonne marche, anticiper les dysfonctionnements et la non-performance et colleter des informations pour son amélioration. Recherchez surtout les données qui confirment la présence ou l’absence de progrès.
Optimiser
C’est l’étape d’amélioration par l’exploitation des données de surveillance et d’autres indicateurs. Elle repose notamment sur une démarche d’amélioration continue afin d’optimiser sans cesse votre organisation. L’objectif est de réduire l’écart entre le résultat attendu et les performances constatées.
Conclusion
Avec le business process management, vous pouvez évaluer vos processus afin de déterminer comment accroître l’efficacité tout en réduisant les coûts et les risquent d’erreurs. Il s’agit d’un processus continu. Vous devez donc régulièrement chercher des moyens de l’améliorer.